Het omzetten van papier naar digitale bestanden kan een uitdagende taak zijn. Hier zijn een aantal tips om je te helpen met het digitaliseren van je archief of je documenten. 

Voorbereiding

Wanneer je documenten van papier naar digitaal converteert,bepaal je eerst wat je moet scannen, zodat je geen documenten kopieert die niet langer nodig zijn. Bepaal de mogelijkheden van de scanner, zoals snelheid, capaciteit voor het verwerken van documenten, resolutie in DPI en OCR

Je heeft 3 opties:

  • De volledige taak uitbesteden
  • Een hogesnelheidsscanner huren/leasen
  • Koop een scanner voor meermaals gebruik of de lange termijn

Uitvoerbestandsindeling bepalen

Iedereen stelt andere eisen aan de opslag van digitale bestanden. Tiff is de standaard omdat het draagbare, bewezen technologie is die gegevens via metadata kan indexeren. PDF is een relatief veelgebruikt standaard. De indeling is populair omdat veel bureaubladtoepassingen PDF’s maken en lezen en het is mogelijk om PDF’s te zoeken.

Sommige mensen voeren OCR (Optical Character Recognition) uit op bepaalde soorten documenten door de gegevens op te slaan als Word-bestanden of gewone tekstbestanden. Gewone tekst heeft over het algemeen de voorkeur omdat het leesbaar is zonder enige coderingen. Professionele OCR software kan een scan verschillende typen bestanden opslaan.

Structuur je digitale dossier

Denk voordat je begint met scannen na een indeling van de documenten. Een slechte organisatie of naamgeving maakt het onmogelijk om je gegevens snel terug vinden als ze eenmaal gedigitaliseerd zijn.

Wat te doen met het oude archief

Neem een aantal beslissingen over het lot van het papier dat je aan het digitaliseren bent. Stel een termijn op voor elk bestand dat je digitaal aanmaakt, zodat je over 10 jaar weet wanneer je iets kunt verwijderen.

Probeer de volgende criteria zo goed mogelijk te bepalen:

  • Hoe lang zal dit bestand actief zijn?
  • Hoe lang na het einde van het gebruik moet het worden bewaard?
  • Moet het ooit vernietigd worden?
  • Tot wanneer moet je het bewaren?

Als je kiest voor het uitbesteden van de digitalisering, kies dan voor een bedrijf dat beschikt over de meest moderne apparatuur. Biqe is één van de partijen die je kan helpen met archiveren, digitaliseren of anonimiseren.